【办公效率】没有会议安排和会议记录就别开会

提前让所有与会人员知道会议安排

要想把会开成功，你一定要做好准备工作。为了保证会议能在规定时间内结束，你必须让所有的与会人员在开会前对会议内容和时间安排有一个大概的了解。因此，你要做的一项重要工作就是在会前把附带时间安排的会议内容用电子邮件发给大家，尤其是那些有很多人要作报告或发言的会议。所有与会人员都要清楚每个发言者限定的发言时间。当有人发言时，一定要用秒表计时，这样你才能有效控制会议时间。如果每个发言者都有很强的时间意识，他们就不会说和主题无关的话，会议就能够顺畅地进行下去。

如果大家在会议开始后才知道会议要讨论的内容，发言者就只能现场整理自己的想法，这可不是一件容易的事情。这样的会议很可能得出不着边际的结论。

做好会议记录，让相关人员都能了解会议内容

对于长时会议或与会人员众多的会议，你一定要安排专门的记录员来记录会议内容。会议记录的内容包括会议时扌间、参与者和议题、决议事项和待决议事项以及下次会议的计划。做好会议记录的目的是要让没有参加会议的人也可以了解会议的内容。另外，会议记录员还要根据读者的不同对会议记录作出相应的调整，并没必要把所有发言一条不漏地记录下来，只需把那些重要的、有代表性的意见记录下来就可以了。