【办公效率】熟练使用电话会议

比传统会议更节省时间的电话会议

当与会人员离得太远而不方便到现场开会或是因为突发事件需要召开紧急会议时，传统的面对面的会议的缺点就暴露出来了。这时，召开电话会议是一个不错的选择。现在，很多公司都面临着削减预算的任务，用电话会议代替需要员工出差才能召开的传统会议，成为了越来越多公司的共同选择。同时，员工出差也需要花费不少时间，从时间的高效利用上来讲，公司也应该尽量让员工少出差。

电话会议是外企经常使用的一种交流手段。我的公司就引进了思科公司①IP电话系统，开始在公司的内部和对外交流中使用电话会议。另外，如果是个人使用，我推荐更为经济、快捷的Skype②。

在电话会议中你应该如何发言

传统会议很容易变得冗长。但在电话会议中，大家往往会省去不必要的说明，简明扼要地把问题讲清楚，于是会议的时间就自然而然地缩短了。关于如何在电话会议中发言，我总结了以下一些事项。

首先，所有与会人员一定要先报上自己的姓名后再发言。在会议开始的时候，所有与会人员可以做一个简单的自我介绍。

其次，发言者不要说空话，要说实在的内容，并且语速要慢。如果与会人员有说外语的人，这一点就显得尤为重要。

最后，如果参加电话会议的人数增多，背景声音会比较嘈杂，与会人员可能不太容易听清楚发言。这个时候，降噪耳机能派上用场。虽说购买设备会有一定的开销，但和出差费比起来就是小巫见大巫了。

注：①即思科系统公司（Cisco Systems， Inc.)，美国的一家提供互联网解决方案的高科技公司。

②一款网络即时语音沟通工具，具有文字和视频聊天、多人语音会议和传送文件等功能。