【办公效率】让高效会议成为团队效率的助推器（二）

如果不能减少会议次数，就试着缩短会议时间

人的记忆会随着时间的流逝而慢慢模糊。要把一周或一个月前发生的事情向别人报告，你就得努力唤起自己的记忆，还要对相关资料进行整理，这那要花费不少时间。

所以，与其每周或每月开一次长时会议，不如每天早上开10分钟的短时会议。另外，为了让大家在开会的时候能够集中注意力，你可以把每个人的发言时间限定在一分钟之内，这是一种缩短会议时间的有效办法。在会议中培养用简单的一两句话总结出自己观点的习惯，有助于你提高自己30秒内展现魅力的能力

如果不能改变会议的时间，至少改进会议的内容

对于仅仅是汇报工作进展的会议，相关人员发电子邮件就能达到目的。真正需要开会讨论的议题一般都涉及比较重要的工作内容，比如如何提高销售额、如何开拓新的市场、如何开发新产品和新服务等。如果一定要通过会议的形式讨论问题，就尽量讨论那些比较重要的内容。

我在自己公司的研发部门召开每周例会，过去我只是一味地听员工介绍他们工作的进展情况。现在，这种内容的会议改为了每天早上10分钟的短时会议，而每周的例会则要讨论行业里的新技术和新服务。通过这样的改变，会议的内容比以前更有建设性，与会人员的积极性也明显提高了。

不同人对待时间管理的态度是不同的，有的人非常严格，有的人则不太在意。公司的管理者也是一样，如果你的上司恰好是一位时间意识不强的管理者，为了不招其反感，你一定要注意进言的方法，可以先建议他“改进会议的内容”。