【办公效率】把握精力充沛的时间段（一）

合理安排时间,就等于节约时间。

——弗朗西斯·培根

时间管理的精髓在于有主次之分,设定优先顺序。那些善于管理时间的人,在做任何事情时,都首先用分清主次的办法统筹时间,把时间用在最能创造价值的地方,即把要做的事情分等级和类别,先做最重要的事,再做次要的事。重要的事情和不重要的事情都要在自身的内部黄金时间段处理。在这段时间里,我们的精神状态达到高峰,工作起来自然也就最有效率。

很多人都有这样的体会:完成一项任务时,往往开始的时候和即将完成时速度比较快,中间的一段时间操作速度慢,还容易感到疲劳。心理学家发现了这个现象,经过深入研究,把工作进程划分为以下三个阶段:达到高产量前的产量递增阶段、产生疲劳时出现的工作减量阶段和预知工作即将结束时的完工突击阶段。

比如每天早上9点上班的时候,人经过长时间的休息,感到精力充沛,精神饱满,感知、思维和操作能力都处于较高的水平。经过短时间的工作环境适应之后,人的操作速度和效率能够稳步上升,达到全天的高水平,并持续到中午12点左右。除了生理的原因,人们主观上认为:与其到下班时赶着完成,不如趁现在精力充沛时多干些。所以这个阶段的工作效率比较高。

随着时间的推移和工作量的递增,人体逐渐地感到了疲劳,意志力逐渐减弱,工作能力在到达至高点之后开始逐渐下降,操作速度变慢。由于注意力涣散的次数增多,也容易出现差错,操作不得不时常中途停止,导致工作效率的下降,并且上浪费了时间。

虽然大部分工作者在中午可以得到短时间的休息,似乎可以起到减轻疲劳的作用,但实际上效果并不明显。因为午餐时间太短,大量的血液需要参与消化过程,使肌肉和大脑的供血相应减少,反而使体力和脑力活动水平下降。这个工作量减少的阶段从中午12点一直持续到下午3点。