【办公效率】怎样利用零碎的时间（二）

在空白的零碎时间里加进充实的内容，称为“嵌入式”的时间利用方式。人们由某种活动转为另一种活动时，中间一般会留下短暂的

空闲时间，比如到某地出差时的乘车时间，会议开始前的片刻，找人谈话的等候时间等等。对这种零碎的空余时间应该充分加以利用，做些有意义的事情。也可以适当延长自已某次活动的时间，把零碎时间压缩到限度，使一项活动尽快转为另一项活动，减少期间的过渡时间。

你每天都需要做一些日常工作，比如查看电子邮件、与同事或上级的交流、打扫卫生等等。这些常规的工作杂乱而瓒碎，如果你不小心对待，它们可能随时都会跳出来骚扰你，使你无法专心致志地完成别的任务，或者会由于你的疏忽带来不可估量的损失。处理这些日常工作的方法是定时完成:在每天预定好的时刻集中处理这些事情可以是一次也可以是两次，并且一般都安排在上午或下午工作开始的时候。这样，处理这些事务的效率才会提高，并且不会给你的其他主要工作带来困扰。

我们常常会遇到这样的情况:离预定好的约会还有半个小时的空余时间;焦急地等待某人或某物，却不知道他什么时候会到来，所有任务都已完成，而下班的时间还未到来。通常，人们遇到这些情况时，会采用两种方法去对待:或者百无聊赖地等待，或者随便拿起一项工作来做。如果随便进行一项工作，最可能的结果是工作效率极其低下。

对待空白时间的方法是:安排好随时可进行的备用任务。这样的备用任务要求具备的特点是:不需要耗费大量的脑力去思考;随时可以中断，并且下次可以继续进行;没有时间的压力;能给自己带来一定的乐趣。比如阅读有益的但是非专业的书籍、查看网络新闻对已完成的工作成果进行美化加工(例如整理文档，修饰绘图设计)、将顾客名单裁成小条等等。这样不仅可以把这些需要等待的空白时间充分利用起来，还可以有额外的惊人收获。