【办公效率】重要的事情要先做（二）
所有的任务都可以依据重要性和紧迫性分为四类:重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。既不紧急也不重要的任务还可以分为两种:挤占时间以及浪费时间。
可能大家都听说过“80/20定律”，这个定律的专业名称是“巴莱多法则”，是由20世纪初意大利社会经济学家巴莱多提出的。这项定律可以运用在各种不计其数的生活实践里:在公司里，大约20%的职员带来80%的新生意;在讨论会上，20%的人发表80%的意见;在教室里，20%的学生占用教师80%的时间。
巴莱多法则也有助于应付一系列有待完成的工作。面对着一大堆工作，人们难免心存畏惧。于是大多数的人在没有开始之前就感到泄气，或者先做最容易的，结果永远办不成最难办的事情。但是如果我们知道只要做到其中的两三项，就可以获得较大的好处，那就会对我们大有帮助。因此列出两三项工作，各花上一段时间集中心力把它们完成。不要因为没有把所有工作全部完成而感到不舒服。如果所决定的优先次序是正确的，那么好处已经由你所选择去做的两三项工作中获得。
重要且紧急的事情必须排在计划表的最上方。除非是这些紧急的情况都同时出现，否则你就能够处理它们。因为它们的紧急和重要性，要比其他任何一件事都优先。
重要但不紧急的工作有一个共同点:尽管它们很重要，但是如果不采取行动，就会被无限期地拖延下去。如果这些事情没有涉及别人的优先工作，或规定期限而使它们成为“紧急”，就永远不会把它们列入优先的任务名单。我们生活之中，大多数真正重要的事情都不是紧急的，比如参加培训、做健康检查或者建立退休计划。对这类工作的注意程度，可分辨出一个人是否真正懂得控制时间。
