【办公效率】“瞎忙”及其防治（二）

与“会海”交相呼应的是“文山”。现代化的工作管理制度是建立在一系列的工作文件基础上的，但是堆在“待办”文件筐里的文件有多少是能够产生积极价值的呢?许多时间管理理论都建议“每份文件只能经手一次”，这听起来很有效率，但实际上行不通。你根本无法在看过一遍后，就把所有的文件都处理好，或是把该扔的扔掉。比较可行而有效率的办法是先把文件浏览一遍，然后按紧急程度分类:急件包括账单、备忘录、业务信件等;非急件包括新闻稿、开会通知、广告函件等。

热衷人际交往的人搞得烦恼不堪。据说居里夫妇结婚的时候，商量要添置什么家具。居里说:“我们只有两把椅子，再添把椅子吧。客人来了，可以坐坐。”然而居里夫人说:“可是客人坐下来就不走啦。”两人最后商定，为了不让客人占用他们搞科学研究的时间，一把椅子也不添了。

如果可能，和同事或部属的会谈尽量事先约好会面时间。当同事来找你时，你可以说:“现在不行，等一下好吗?”或者说:“这真的很重要吗?我现在急着要完成一项工作，”有些同事常常令人头痛，和他们讨十论业务问题，最后常会变成一大堆个人琐事的闲聊。一个解决的方法是到他的办公室去谈话，这样当你觉得正事办完了，你可以自由地离开。如果你出于职务的需要，很幸运地拥有独立的办公室，那么有一个很简单的阻止不速之客的方法，这就是把门1关上。但是这一招不能常用，否则你会失去和同事接触的机会，让别人感觉你拒人于千里之外。如果你想要经常关上办公室的门，不妨每天保留一段时间在办公室里四处晃荡一下，让大家都知道你一般在这个时间段有空。