【办公效率】机遇偏爱有准备的人（三）

对于需要团队协作才能完成的项目，在任务开始之前必须疏通好人际关系，让所有的合作者进入工作角色。这项准备工作做不好，万一工作过程中出现矛盾，有人“撂挑子”，就不免功亏一篑。

最后是信息资料的重要性，往往被处于信息时代中的工作者所忽视。作家刘心武在长篇小说《钟鼓楼》中，讲述了改革开放初期，某局局长的工作故事。

为解决一个方案问题，局里专门成立了一个临时小组，由这位局长亲自挂帅，争分夺秒地进行了讨论、起草、修改、敲定—他们“仅仅”用去了十天时间，便形成了一个可交付实践的方案，效率不可谓不高。但随即就有技术情报组的组长主动递来一份材料，原来国外早有这种方案公开发表在杂志上，并且细节拟定得比他们的最后方案更加详尽、合理!

他们仅仅是没有养成掌握和利用信息的习惯!倘若他们有这个习惯，不用开十天会，仅仅依靠一个灵便的情报系统，便能够在一天之内，或者几小时乃至十分钟之内，迅速地解决问题。

没有信息就断了线索，断了线索就不可能完成任务，更不可能做成大事。了解自己一天的工作内容，认清自我职责所在，明确自己要达到的目标之后，就要开始着手搜集工作过程中可能需要用到的一切资料和信息。

信息资料搜集主要搜集两方面的内容，即客户内部资料和外部资料。内部资料主要是指公司内部保存的一些资料和数据，例如，企业会议、决议文档资料、财务报告和统计报表、制度范本、现场观察记录以及有关原始凭证和台账、企业问卷调查和员工访谈所得资料等。外部资料则包括很多可能影响工作的外部因素。在搜集资料的过程中，应该以第一手资料为主，尽可能多地搜集一手资料，使用二手资料时要尽量验证资料来源的真实性和可靠性。